12 de Mayo de 2023
Superintendencia de Sociedades
La Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre el procedimiento a seguir frente a la pérdida, extravío o destrucción de los libros de comercio.
La Superintendencia de Sociedades ha señalado que el administrador tiene la obligación de custodiar los libros de comercio en los cuales reposa toda la actividad de la sociedad. Por tal razón, tiene el deber de conservarlos en su poder y estar atento a su diligenciamiento, siendo responsable ante los socios, el máximo órgano social y los terceros, de la completitud y veracidad de la información allí contenida.
Es por esto que, en caso de pérdida, extravío o destrucción de los libros de comercio, deberá procederse a solicitar la inscripción de los nuevos libros en la Cámara de Comercio del domicilio social, acompañado de un certificado suscrito por el Representante Legal donde se indique los datos mínimos del Libro destruido, perdido o extraviado. En este orden de ideas, los nuevos registros deberán reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho y, en caso de ser imposible su reconstrucción, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal (si lo hubiere), dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente. Lo anterior, so pena de que pueda constituirse una presunta conducta negligente de la administración, al no haber conservado debidamente los soportes de las diversas operaciones y registros de la sociedad.
Oficio 220-041328, febrero 21 de 2023; Oficio 220-096461, julio 09 de 2018 y Oficio 220-146676, julio 19 de 2017
Oficio 220-041328 21 DE FEBRERO DE 2023